Duy trì thói quen ghi chép trong thời đại AI

Thời đại này, chúng ta có khá nhiều công cụ để ghi nhớ mọi thứ.

Điện thoại có ứng dụng ghi chú. Máy tính có Google Docs, Notion và nhiều phần mềm quản lý công việc khác. Lịch điện tử tự động nhắc việc. Trí tuệ nhân tạo còn có thể hỗ trợ tóm tắt cuộc họp, phân tích tài liệu và lập kế hoạch.

Thế nhưng, chú Nha 27 tuổi vẫn duy trì một thói quen khá đơn giản: ghi chép những việc quan trọng vào sổ tay.

Không phải chỉ dùng sổ giấy đâu nhé.

Chú Nha vẫn thường xuyên sử dụng Google Docs để ghi lại nội dung công việc, những ý tưởng, tài liệu cần tham khảo và các vấn đề cần suy nghĩ thêm. Khi cần, chú còn sao chép nội dung ghi chú sang công cụ AI để nhờ hỗ trợ tổng hợp, phân tích hoặc tìm thêm những góc nhìn khác.

Vậy tại sao vẫn cần một cuốn sổ?

Vì chú Nha nhận thấy mình có một thói quen không tốt lắm: Đôi khi lưu thông tin lên Google Docs xong lại có cảm giác như mình đã xử lý được một phần công việc.

"Có ghi trên Google rồi, khi nào cần mở lại."

Nhưng thực tế, không phải lúc nào chúng ta cũng nhớ mở lại.

Thông tin vẫn còn đó. Chỉ có người cần thực hiện là đôi khi quên mất.

Vậy nên, chú Nha chọn kết hợp cả hai cách. Mỗi cách phục vụ một mục đích khác nhau, và đến nay chú vẫn thấy chúng khá phù hợp với cách làm việc của mình.

1. Ghi chép không phải việc gì quá phức tạp

Có lẽ ai đi làm cũng từng gặp tình huống này.

Buổi sáng, một đồng nghiệp trao đổi với bạn về một vấn đề cần xử lý. Trong cuộc họp tiếp theo, bạn nhận thêm hai việc. Đến gần trưa, có một ý tưởng mới xuất hiện. Buổi chiều lại có một người cần bạn kiểm tra giúp một nội dung.

Vào thời điểm tiếp nhận, bạn đều nghĩ rằng mình sẽ nhớ.

Nhưng rồi công việc khác xuất hiện, điện thoại có thêm tin nhắn, email cần trả lời, cuộc họp tiếp theo bắt đầu.

Đến cuối ngày, nếu ai đó hỏi lại việc được trao đổi từ sáng, có khi bạn phải mất một lúc mới nhớ ra.

Chú Nha cũng không nghĩ mình có thể nhớ hết mọi thứ trong một ngày làm việc.

Vì thế, những thông tin cần theo dõi được ghi lại.

Có thể là một ý kiến của đồng nghiệp, một yêu cầu từ khách hàng, một công việc cần kiểm tra hoặc một điều chú muốn tìm hiểu kỹ hơn.

Không phải nội dung nào cũng cần ghi dài. Đôi khi chỉ là vài từ khóa đủ để gợi nhớ vấn đề.

Chẳng hạn:

• Kiểm tra lại nội dung trang đăng ký.
• Trao đổi với nhóm kỹ thuật về lỗi thanh toán.
• Xem lại đề xuất của Marketing.
• Phản hồi kết quả kiểm thử cho đồng nghiệp.

Những dòng trên chỉ là ví dụ về cách ghi chú công việc.

Chú Nha không có một phương pháp ghi chép đặc biệt nào để giới thiệu. Chủ yếu là cố gắng ghi đủ những gì cần nhớ và có thể hiểu lại khi đọc vào cuối ngày.

2. Cuốn sổ vẫn có chỗ đứng trên bàn làm việc

Một trong những lý do chú Nha còn dùng sổ giấy là vì khi cầm bút viết, chú phải dành một chút thời gian để nghĩ xem điều gì thật sự cần ghi lại.

Không thể viết nhanh tất cả những gì người khác nói, nên thường phải chọn ý chính.

Điều này khá hữu ích khi tham gia các cuộc trao đổi ngắn.

Công ty chú Nha có một thói quen đã duy trì nhiều năm: hội ý đứng khoảng 5 phút vào đầu giờ làm việc.

Trong buổi hội ý, có thể xuất hiện những thông tin cần chú ý, một vấn đề cần phối hợp hoặc ý kiến đáng để xem xét thêm.

Chú Nha thường ghi lại những nội dung liên quan đến công việc mình cần theo dõi.

Không nhất thiết ghi toàn bộ cuộc trao đổi. Chỉ cần ý chính, việc cần làm, người liên quan và thời hạn nếu đã được xác định.

Với những vấn đề chưa rõ, chú có thể đánh dấu để tìm hiểu hoặc hỏi lại sau.

Một điều chú thích ở sổ giấy là chỉ cần mở ra đã thấy ngay những dòng mình viết trước đó.

Không cần tìm đúng thư mục, mở tài liệu hay nhớ tên file.

Cũng không có thông báo mới xuất hiện ngay lúc đang định xem lại công việc.

Tất nhiên, sử dụng sổ không có nghĩa trí nhớ sẽ tự nhiên tốt hơn. Chú chỉ thấy việc tự tay chọn ý, viết xuống và đọc lại giúp mình chú ý hơn đến những điều đã ghi.

Và đó là lý do chú vẫn duy trì thói quen này.

3. Google Docs là nơi chú Nha lưu lại những nội dung cần đầy đủ hơn

Nếu chỉ sử dụng sổ giấy, sẽ có những việc khá bất tiện.

Ví dụ, khi cần tìm một nội dung đã ghi từ nhiều tháng trước, việc lật từng trang không phải lúc nào cũng nhanh.

Khi muốn bổ sung tài liệu tham khảo, đường dẫn, hình ảnh hoặc chia sẻ thông tin cho người khác, sổ giấy cũng có những giới hạn rõ ràng.

Vì vậy, chú Nha sử dụng Google Docs song song.

Những ghi chú cần trình bày đầy đủ, các ý tưởng muốn phát triển thêm, những nội dung cần lưu lại để tham khảo lâu dài thường phù hợp hơn với tài liệu số.

Chẳng hạn, khi tìm hiểu một vấn đề mới, chú có thể ghi lại bối cảnh, những câu hỏi chưa có lời giải, các phương án đang cân nhắc và những nguồn thông tin cần kiểm tra.

Sau một thời gian, chú có thể mở lại tài liệu, bổ sung nhận xét và tiếp tục phát triển ý tưởng.

Google Docs giúp chú tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ nội dung thuận tiện hơn.

Nhưng cũng chính sự thuận tiện ấy đôi khi tạo ra một vấn đề nhỏ.

Lưu lại một việc không đồng nghĩa với việc đã thực hiện nó.

Có những lúc chú ghi chú vào tài liệu, đóng tab lại và chuyển sang công việc khác. Vài ngày sau mới chợt nhớ rằng trong tài liệu đó vẫn còn một việc cần xử lý.

Không phải Google Docs có vấn đề. Chỉ là chú đã chưa có thói quen quay lại rà soát đúng lúc.

Vì thế, những đầu việc quan trọng vẫn được ghi ngắn gọn vào sổ để theo dõi hằng ngày, dù nội dung chi tiết có thể nằm trên Google Docs.

4. Có Google Docs và AI rồi, tại sao đôi khi chúng ta vẫn quên việc?

Chú Nha nghĩ đây không hẳn là vấn đề của công nghệ.

Khi lưu một thông tin ở nơi nào đó, chúng ta có thể cảm thấy yên tâm vì biết rằng nó không bị mất.

Điều này rất hữu ích. Không ai nên phải ghi nhớ tất cả thông tin trong đầu khi đã có những công cụ lưu trữ tốt hơn.

Nhưng với công việc cần thực hiện, vẫn còn một bước khác: phải nhớ quay lại đúng lúc.

Ví dụ, nếu có một việc cần hoàn thành vào thứ Sáu, thì việc lưu yêu cầu vào Google Docs từ thứ Hai chưa đủ để bảo đảm nó sẽ được xử lý đúng hạn.

Chúng ta vẫn cần theo dõi tiến độ, sắp xếp thời gian và nhận biết khi có trở ngại.

Chú Nha cũng từng có suy nghĩ kiểu như "đã ghi trên Google rồi", nên không còn chú ý đến việc đó nhiều nữa.

Đây là một trải nghiệm cá nhân, không có nghĩa mọi người dùng công cụ số đều gặp tình trạng tương tự.

Có người sử dụng ứng dụng quản lý công việc và nhắc lịch rất hiệu quả. Có người dùng lịch điện tử. Có người duy trì danh sách công việc trên điện thoại.

Còn với chú Nha, sổ giấy là cách nhắc mình rằng những đầu việc ấy vẫn đang tồn tại.

Một dòng ghi trong sổ không thay thế được quá trình thực hiện, nhưng giúp chú dễ nhìn lại những gì mình đã nhận.

5. Thói quen nhỏ vào cuối mỗi ngày làm việc

Điều chú Nha muốn chia sẻ nhiều nhất không phải việc mua loại sổ nào hay sử dụng ứng dụng gì.

Mà là thói quen đọc lại những gì đã ghi vào cuối ngày.

Trước khi kết thúc công việc, chú thường rà soát những dòng ghi chép trong sổ.

Việc đã xử lý xong thì đánh dấu hoàn thành.

Việc chưa xong thì tiếp tục giữ lại để theo dõi.

Việc đang chờ người khác phản hồi thì xem có cần nhắc hoặc cập nhật gì không.

Nếu có ý tưởng đáng lưu lại lâu dài, chú có thể bổ sung nội dung vào Google Docs để tìm hiểu thêm khi thích hợp.

Cảm giác đánh dấu hoàn thành một dòng công việc cũng khá vui.

Giống như tự xác nhận với mình rằng việc này đã được giải quyết, không cần tiếp tục mang theo trong đầu.

Nhưng chú cũng không muốn biến những dấu hoàn thành thành thước đo năng suất.

Một ngày có thể hoàn thành mười việc nhỏ mà vẫn chưa giải quyết được một vấn đề quan trọng. Ngược lại, có ngày chỉ xử lý xong một việc, nhưng đó lại là việc mất nhiều thời gian và có ý nghĩa với cả nhóm.

Vì vậy, khi xem lại sổ, ngoài những việc đã làm xong, chú còn tự hỏi:

• Có việc quan trọng nào mình chưa chú ý đúng mức không?
• Có ai đang chờ mình phản hồi không?
• Có điều gì chưa rõ cần trao đổi lại không?
• Ngày mai nên ưu tiên xử lý việc gì trước?

Chỉ một vài câu hỏi như vậy cũng giúp chú hình dung được công việc của ngày tiếp theo.

Không phải hôm nào cũng hoàn hảo. Có ngày bận quá, việc rà soát cũng chưa được đầy đủ.

Nhưng giữ được thói quen này trong phần lớn những ngày làm việc vẫn tốt hơn là để mọi ghi chú nằm yên trong sổ.

6. AI giúp chú Nha làm được nhiều việc hơn với những ghi chú đã có

Đây là phần mà chú Nha thấy công nghệ ngày nay khá thú vị.

Trước đây, những ghi chú có thể chỉ được lưu lại để đọc khi cần. Bây giờ, với sự hỗ trợ của AI, chúng còn có thể trở thành nguyên liệu để phân tích và phát triển ý tưởng.

Ví dụ, khi đã ghi lại một vấn đề tương đối đầy đủ trên Google Docs, chú có thể sao chép nội dung và đưa vào một công cụ AI.

Tùy mục đích, chú sẽ yêu cầu AI hỗ trợ theo những cách khác nhau.

Tóm tắt nội dung dài

Với một tài liệu có nhiều ý kiến, chú có thể nhờ AI phân loại nội dung thành những phần như vấn đề đang gặp, phương án đề xuất, việc đã thống nhất và những câu hỏi chưa có lời giải.

Điều này giúp chú xem lại thông tin nhanh hơn.

Nhưng phần tóm tắt vẫn cần kiểm tra với tài liệu gốc, nhất là các quyết định, số liệu và thời hạn quan trọng.

Hỗ trợ lập kế hoạch

Đôi khi chú Nha ghi lại một ý tưởng nhưng chưa có thời gian sắp xếp thành các bước thực hiện.

Khi đó, AI có thể giúp đề xuất một bản kế hoạch ban đầu, gợi ý thứ tự công việc, những yếu tố phụ thuộc hoặc rủi ro nên xem xét.

Chú không nhất thiết làm theo tất cả những gì AI đề xuất.

Có những gợi ý hợp lý. Có những điều chưa phù hợp thực tế, cần bỏ đi hoặc điều chỉnh.

Điều chú cần là thêm một cách nhìn để suy nghĩ tiếp, chứ không phải một người quyết định thay mình.

Kết nối các ghi chú và kiến thức có liên quan

Đây là cách sử dụng AI mà chú thấy có nhiều tiềm năng.

Một ý tưởng xuất hiện hôm nay có thể liên quan đến một vấn đề từng được ghi lại trước đó.

Ví dụ, trong những tài liệu khác nhau, chú có thể đã ghi lại phản hồi của khách hàng, đề xuất cải thiện website và những hạn chế trong quy trình vận hành.

Nếu lựa chọn và cung cấp các nội dung liên quan cho AI, chú có thể nhờ công cụ so sánh, chỉ ra những điểm trùng lặp, các mối liên hệ hoặc những thông tin còn thiếu.

Đôi khi, điều thú vị không nằm ở một ghi chú riêng lẻ mà ở mối liên hệ giữa nhiều ghi chú.

Tuy nhiên, AI không tự biết toàn bộ tài liệu nằm trong Google Docs của chú nếu chưa được cấp quyền truy cập thông qua một tính năng tích hợp phù hợp, hoặc nếu chú chưa chủ động cung cấp nội dung.

Và kể cả khi có đủ tài liệu, những kết nối do AI đề xuất vẫn chỉ là giả thuyết cần xem xét. Một mối liên hệ nghe hợp lý chưa chắc đã đúng.

Với thông tin nội bộ, dữ liệu khách hàng hoặc nội dung nhạy cảm của công ty, chú cũng cần cân nhắc quyền truy cập và chính sách bảo mật trước khi đưa vào bất kỳ công cụ AI nào.

AI giúp chú Nha khai thác ghi chú theo nhiều cách hơn. Nhưng việc hiểu vấn đề, kiểm tra thông tin và quyết định hành động vẫn là phần việc của chú.

7. Ghi chép cá nhân và ghi chép chung của tập thể là hai việc khác nhau

Chú Nha sử dụng sổ và Google Docs để phục vụ công việc của mình, nhưng có một điểm cần phân biệt.

Không phải việc gì được ghi vào sổ của chú cũng đồng nghĩa với việc đã được giao chính thức hoặc đã được cả nhóm thống nhất.

Trong các cuộc hội ý hay cuộc họp, đôi khi mọi người đưa ra nhiều ý kiến để xem xét. Chỉ một số ý kiến trở thành quyết định cuối cùng.

Vì vậy, cần phân biệt rõ giữa ý tưởng, đề xuất, việc đang chờ xác nhận và công việc đã được thống nhất triển khai.

Với những nhiệm vụ liên quan đến nhiều người, thông tin quan trọng nên được ghi nhận trên hệ thống chung hoặc chia sẻ đến những người có trách nhiệm.

Một cách đơn giản là xác định:

• Việc gì: Nội dung hoặc kết quả cần thực hiện.
• Ai phụ trách: Người chịu trách nhiệm chính hoặc đầu mối phối hợp.
• Khi nào: Thời hạn hoàn thành hoặc mốc cập nhật tiếp theo.

Nếu chưa có quyết định hoặc chưa xác định được thời hạn, hãy ghi đúng trạng thái đó, thay vì tự suy đoán.

Điều này rất quan trọng vì trí nhớ của mỗi người có thể khác nhau.

Có khi người nói chỉ đang đề xuất một phương án, nhưng người nghe lại hiểu rằng phương án ấy đã được chọn.

Có khi một người nghĩ mình chỉ hỗ trợ, trong khi đồng nghiệp lại tưởng người đó chịu trách nhiệm toàn bộ.

Ghi lại và xác nhận những thông tin cần thiết có thể giúp hạn chế các hiểu nhầm như vậy.

Cuốn sổ cá nhân giúp chú Nha không quên phần việc của mình. Còn thông tin chung phải được lưu và chia sẻ ở nơi mọi người cần có thể tiếp cận.

8. Không phải cứ ghi chép nhiều là làm việc tốt hơn

Chú Nha nghĩ đây cũng là một điều nên tự nhắc mình.

Ghi chép là công cụ hỗ trợ công việc, không phải mục tiêu của công việc.

Nếu dành quá nhiều thời gian để chỉnh sửa, phân loại hoặc trình bày ghi chú cho thật đẹp, đôi khi chúng ta lại ít thời gian hơn để xử lý vấn đề thực tế.

Cũng không cần ghi lại mọi cuộc trò chuyện.

Một trao đổi ngắn không phát sinh quyết định hay đầu việc có thể chẳng cần lưu thành tài liệu.

Ngược lại, một quyết định liên quan đến khách hàng, tài chính, tiến độ hoặc sự phối hợp giữa nhiều người cần được ghi nhận rõ ràng hơn.

Quan trọng là biết lựa chọn.

Nên ghi điều gì? Ghi ở đâu? Ai cần biết? Khi nào cần xem lại?

Với chú Nha, một cách làm tương đối phù hợp là:

• Sổ tay: Ghi nhanh ý chính, nhiệm vụ cần làm và những điều phải theo dõi trong ngày.
• Google Docs: Lưu nội dung chi tiết, ý tưởng, tài liệu tham khảo và những ghi chú cần phát triển lâu dài.
• AI: Hỗ trợ tóm tắt, lập kế hoạch, đặt câu hỏi và tìm mối liên hệ giữa các thông tin được cung cấp.
• Hệ thống làm việc chung: Giao việc, cập nhật tiến độ và chia sẻ những quyết định liên quan đến tập thể.

Đó không phải công thức bắt buộc dành cho tất cả mọi người.

Nếu bạn chỉ dùng một ứng dụng mà vẫn theo dõi công việc hiệu quả, thì cũng rất tốt.

Chẳng cần phải mua thêm sổ chỉ vì chú Nha thích viết tay.

9. Một trang sổ, một ngày làm việc

Nhìn lại, chú Nha thấy điều mình muốn giữ không hẳn là một cuốn sổ cụ thể hay một ứng dụng nào đó.

Mà là thói quen dành sự chú ý cho những điều đã được trao đổi và những việc mình đã nhận làm.

Buổi sáng, những ý kiến trong cuộc hội ý đầu giờ có thể được ghi lại.

Trong ngày, những công việc mới được bổ sung. Những nội dung cần suy nghĩ sâu hơn có thể chuyển sang Google Docs.

Khi cần, chú sử dụng AI để xem lại tài liệu, phân tích vấn đề hoặc tìm thêm những hướng tiếp cận.

Cuối ngày, cuốn sổ lại được mở ra.

Việc nào xong thì đánh dấu. Việc nào chưa xong thì xem bước tiếp theo. Có gì cần phản hồi cho đồng nghiệp thì cố gắng đừng để người ta phải chờ mà không biết tình hình.

Không có gì đặc biệt.

Chỉ là một cách làm chú Nha đã duy trì và vẫn đang điều chỉnh cho phù hợp với công việc của mình.

Chú cũng không nghĩ người ghi chép giỏi là người không bao giờ quên việc. Ai cũng có lúc sơ suất, nhất là khi phải xử lý nhiều thứ cùng lúc.

Nhưng nếu có một cách giúp mình giảm bớt những lần quên không đáng có, thì cũng đáng để thử.

Với chú Nha, ghi chép là một kỹ năng nên có của người đi làm. Không cần ghi thật nhiều, chỉ cần ghi những điều cần thiết và nhớ quay lại sử dụng chúng.

Còn bạn, bạn đang dùng sổ tay, ứng dụng ghi chú hay một cách riêng nào khác để theo dõi công việc mỗi ngày?

Biết đâu chú Nha lại học thêm được một cách làm hay từ chia sẻ của bạn.