Vì sao nên duy trì hội ý đứng 5 phút đầu giờ làm việc?

Có một thói quen mà công ty chú Nha 27 tuổi đã duy trì nhiều năm nay: Mỗi buổi sáng, trước khi bắt đầu công việc, mọi người cùng đứng lại hội ý khoảng 5 phút.

Năm phút thôi.

Nghe thì ngắn, đôi khi còn chưa đủ để uống hết một ly cà phê. Vậy mà trong khoảng thời gian ấy, cả nhóm có thể biết hôm nay đồng nghiệp của mình sẽ làm gì, công việc hôm qua đang vướng ở đâu, ai cần hỗ trợ và những vấn đề nào cần được lãnh đạo định hướng thêm.

Điều chú Nha thích ở thói quen này không đơn thuần là một cuộc họp ngắn.

Mà là cảm giác mỗi người bắt đầu ngày làm việc với sự hiểu biết về công việc của nhau, thay vì chỉ biết những gì đang nằm trên bàn của mình.

Sau nhiều năm duy trì, chú nghĩ đây là một thói quen đáng để chia sẻ trong chuyên mục Công việc tinh tế.

Không phải công ty nào cũng cần hội ý giống nhau. Nhưng cách mọi người dành một ít thời gian mỗi sáng để lắng nghe và phối hợp với nhau thì có nhiều điều đáng học hỏi.

1. Biết hôm nay đồng nghiệp làm gì để cùng phối hợp

Trong công việc, có một tình huống rất dễ gặp: Mỗi người đều đang bận rộn, nhưng không phải ai cũng biết đồng nghiệp đang bận việc gì.

Bạn kỹ thuật đang hoàn thiện một tính năng mới. Bạn Marketing chuẩn bị nội dung truyền thông. Bộ phận kinh doanh chờ thông tin để tư vấn khách hàng.

Ai cũng có kế hoạch riêng.

Nhưng công việc của người này lại liên quan đến công việc của người khác.

Thử hình dung một buổi hội ý đầu giờ với những thông tin ngắn như sau:

"Hôm nay nhóm kỹ thuật sẽ hoàn thiện giao diện đăng ký mới."

"Marketing đang chuẩn bị nội dung cho giao diện đó, dự kiến chiều nay sẽ gửi bản cuối."

"Bộ phận kinh doanh cần biết thời điểm tính năng được đưa vào sử dụng để chuẩn bị thông tin cho khách hàng."

Đây chỉ là tình huống minh họa, nhưng nó cho thấy một điều khá rõ.

Chỉ cần biết đồng nghiệp đang làm gì, mỗi người đã có thể nhận ra những điểm cần phối hợp.

Nhóm kỹ thuật biết mình nên trao đổi với Marketing trước khi hoàn thiện giao diện. Marketing biết thời điểm cần bàn giao nội dung. Kinh doanh biết ai đang phụ trách phần thông tin mình cần.

Nếu không có sự trao đổi ấy, từng người vẫn có thể hoàn thành phần việc riêng, nhưng khi ghép các kết quả lại với nhau thì chưa chắc đã khớp.

Vì vậy, chú Nha nghĩ một trong những giá trị đầu tiên của hội ý đầu giờ là giúp mọi người nhìn thấy công việc của nhau, đặc biệt là những phần có liên quan trực tiếp đến mình.

Biết để phối hợp.

Không phải biết để giám sát xem đồng nghiệp có đang bận hay không.

2. Việc hôm qua còn vướng, hôm nay cùng tìm cách tháo gỡ

Có những công việc không thể hoàn thành chỉ bằng nỗ lực của một người.

Đôi khi chúng ta đã làm hết phần của mình nhưng vẫn phải chờ thông tin từ bộ phận khác.

Cũng có khi vấn đề phát sinh nằm ngoài chuyên môn của người đang xử lý.

Nếu mỗi người tự giữ khó khăn ấy, công việc có thể tiếp tục bị trì hoãn mà những người khác không biết nguyên nhân.

Buổi hội ý đầu giờ là một dịp để những vướng mắc từ ngày hôm trước được nhắc đến.

Chẳng hạn:

"Hôm qua em chưa hoàn thành việc kiểm thử vì dữ liệu chưa đồng bộ."

Một đồng nghiệp khác có thể nhận ra:

"Phần này liên quan đến hệ thống bên anh, lát nữa anh kiểm tra cùng em."

Hoặc người phụ trách có thể thông tin:

"Việc này cần thêm xác nhận từ đối tác, hôm nay mình sẽ chủ động liên hệ."

Chỉ vài câu trao đổi, một vấn đề vốn đang nằm trong phạm vi của một người đã được những người liên quan biết đến.

Không phải vướng mắc nào cũng giải quyết được ngay trong năm phút. Những vấn đề kỹ thuật phức tạp, những quyết định cần nhiều dữ liệu hay nội dung phải trao đổi riêng vẫn cần thời gian phù hợp.

Nhưng ít nhất, sau buổi hội ý, cả nhóm biết vấn đề đang ở đâu và ai sẽ cùng xử lý.

Chú Nha nghĩ đây cũng là một điều khá tinh tế trong cách làm việc nhóm.

Khi đồng nghiệp gặp khó khăn, điều cần thiết không phải lúc nào cũng là hỏi tại sao chưa xong, mà đôi khi là hỏi có cần ai hỗ trợ không.

Để làm được điều đó, người tham gia cũng cần cảm thấy thoải mái khi nói ra những trở ngại thật sự.

Nếu ai nêu vấn đề cũng bị trách ngay trước tập thể, có lẽ những buổi hội ý sau sẽ rất ít người muốn chia sẻ.

3. Lãnh đạo hiểu công việc thực tế để định hướng kịp thời

Một điều chú Nha nhận thấy có ý nghĩa ở hoạt động hội ý là người lãnh đạo có thêm cơ hội lắng nghe tình hình công việc hằng ngày.

Báo cáo và hệ thống quản lý công việc vẫn cần thiết. Nhưng không phải vấn đề nào cũng được thể hiện đầy đủ qua những con số hoặc trạng thái trên phần mềm.

Một công việc có thể đang được đánh dấu "Đang thực hiện", nhưng thực tế người phụ trách đang chờ một quyết định quan trọng.

Một nhiệm vụ có thể chưa trễ hạn, nhưng nếu tiếp tục chậm ở một bước, những bộ phận phía sau sẽ bị ảnh hưởng.

Qua những chia sẻ ngắn của nhân viên, lãnh đạo có thể nhận ra vấn đề sớm hơn.

Đôi khi chỉ cần định hướng lại thứ tự ưu tiên:

"Hôm nay mình ưu tiên xử lý vấn đề ảnh hưởng đến khách hàng trước nhé."

Hoặc giúp kết nối những người cần phối hợp:

"Việc này cần cả hai bộ phận cùng xử lý, sau hội ý các bạn trao đổi trực tiếp để thống nhất phương án."

Cũng có trường hợp một yêu cầu chưa thật sự cần triển khai ngay. Khi nghe đầy đủ tình hình, lãnh đạo có thể điều chỉnh để cả nhóm không phải dành thời gian cho những việc chưa cần thiết.

Theo chú Nha, người lãnh đạo tham gia hội ý không nhất thiết phải là người nói nhiều nhất.

Đôi khi, điều có ích hơn là lắng nghe, đặt đúng câu hỏi, giúp làm rõ vấn đề và đưa ra định hướng khi cần.

Đặc biệt, những quyết định vượt quá thẩm quyền của nhân viên nên được xử lý hoặc chuyển đúng người, thay vì để mọi người tiếp tục chờ mà không biết phải làm gì.

Năm phút hội ý không thay thế vai trò quản lý, nhưng có thể giúp lãnh đạo gần hơn với những vấn đề thực tế mà đội nhóm đang gặp phải.

4. Hội ý đầu giờ còn là dịp truyền thêm năng lượng cho cả đội

Không phải sáng nào mọi người cũng đến công ty với tâm trạng thật tốt.

Có người hôm trước vừa xử lý một công việc khó. Có người đang lo tiến độ. Có người đã dành nhiều thời gian giải quyết vấn đề nhưng kết quả chưa được như mong muốn.

Đôi khi, một lời ghi nhận đúng lúc cũng đủ khiến người nghe cảm thấy công sức của mình được nhìn thấy.

Chẳng hạn:

"Hôm qua nhóm mình đã phối hợp xử lý xong vấn đề ảnh hưởng đến khách hàng. Cảm ơn các bạn đã hỗ trợ nhau."

Hoặc:

"Hôm nay công việc có thể sẽ khá nhiều, nhưng mình đã xác định được những việc cần ưu tiên. Có khó khăn thì cứ trao đổi để cùng xử lý nhé."

Những lời nói như vậy không cần cầu kỳ.

Quan trọng là chân thành và có liên quan đến những gì tập thể đang thực hiện.

Chú Nha không nghĩ mỗi buổi sáng đều phải có một bài phát biểu truyền động lực.

Nếu ngày nào cũng hô hào quyết tâm mà không quan tâm đến khó khăn thật sự của nhân viên, những lời động viên rất dễ trở thành hình thức.

Ngược lại, sự ghi nhận cụ thể, một lời cảm ơn hoặc việc lãnh đạo chủ động hỗ trợ tháo gỡ vấn đề có thể mang đến cảm giác tích cực hơn nhiều.

Truyền cảm hứng không nhất thiết phải bằng những câu nói lớn lao.

Đôi khi chỉ là giúp mọi người thấy công việc của mình có ý nghĩa, những cố gắng được ghi nhận và khi gặp khó khăn thì không phải tự xoay xở một mình.

Chú nghĩ đó là một cách khá tự nhiên để cả nhóm bắt đầu ngày mới.

5. Tại sao lại đứng hội ý trong 5 phút?

Hội ý đứng là hình thức không xa lạ trong các nhóm làm việc.

Trong lĩnh vực phát triển phần mềm, chúng ta thường gặp khái niệm daily stand-up. Đây là cách tổ chức cuộc trao đổi ngắn để các thành viên cập nhật thông tin, nhận biết trở ngại và phối hợp công việc.

Scrum cũng có hoạt động Daily Scrum với giới hạn 15 phút, tập trung vào việc kiểm tra tiến độ và điều chỉnh kế hoạch hướng tới mục tiêu Sprint.

Tuy nhiên, cuộc hội ý đứng 5 phút của công ty chú Nha không nhất thiết phải vận hành theo Scrum.

Với chú, thời lượng ngắn giúp nhắc mọi người đi thẳng vào những thông tin cần thiết.

Còn việc đứng tạo nên cảm giác đây là một cuộc trao đổi nhanh trước khi bắt tay vào công việc, thay vì một cuộc họp dài với nhiều nội dung trình bày.

Dù vậy, đứng không phải điều bắt buộc để cuộc hội ý có giá trị. Nếu có đồng nghiệp cần ngồi vì lý do sức khỏe hoặc điều kiện làm việc, hoàn toàn có thể điều chỉnh.

Và cũng không cần cố kéo dài cho đủ năm phút nếu mọi việc đã rõ.

Ngược lại, nếu nhóm quá đông hoặc có nhiều vấn đề, không nên cố ép mọi người báo cáo thật nhanh chỉ để giữ đúng thời lượng.

Điều quan trọng là buổi hội ý có giúp cả nhóm phối hợp tốt hơn hay không.

6. Làm sao để cả nhóm nắm được công việc của nhau trong thời gian ngắn?

Với một nhóm hơn mười người, nếu ai cũng dành hai phút kể lại toàn bộ công việc hôm qua và kế hoạch hôm nay, cuộc hội ý sẽ nhanh chóng kéo dài.

Vì vậy, chú Nha nghĩ cần chọn đúng thông tin để chia sẻ.

Mỗi người không nhất thiết phải báo cáo tất cả những gì mình làm. Nên ưu tiên những thông tin mà đồng nghiệp khác cần biết để phối hợp.

Có thể xoay quanh ba câu hỏi:

• Hôm nay tôi sẽ làm gì có liên quan đến công việc chung?
• Việc hôm qua có gì chưa hoàn thành hoặc đang vướng mắc?
• Tôi cần ai phối hợp, hỗ trợ hoặc quyết định điều gì?

Người điều phối có thể chọn những nội dung nổi bật hoặc lần lượt mời người liên quan cập nhật ngắn gọn.

Lãnh đạo lắng nghe và bổ sung định hướng đối với những vấn đề cần quyết định.

Cuối buổi, có thể dành một lời ghi nhận, động viên hoặc nhắc lại ưu tiên chung trong ngày.

Với những việc cần thảo luận sâu, nhóm liên quan tiếp tục trao đổi sau hội ý, không nhất thiết giữ tất cả mọi người ở lại.

Nhờ vậy, người tham gia không cần nhớ toàn bộ công việc của cả đội mà vẫn hiểu được những thông tin ảnh hưởng đến phần việc của mình.

7. Một vài điều nhỏ để hội ý không trở thành hình thức

Có một thói quen tốt không đồng nghĩa lúc nào chúng ta cũng thực hiện nó tốt.

Hội ý đầu giờ cũng vậy.

Nếu chỉ lần lượt báo cáo để người quản lý nghe, trong khi đồng nghiệp không quan tâm đến công việc của nhau, buổi hội ý sẽ mất đi phần lớn ý nghĩa phối hợp.

Nếu có vấn đề nhưng mọi người ngại nói vì sợ bị trách, lãnh đạo cũng khó nắm được tình hình thực tế.

Nếu các ý kiến được nêu ra nhưng không ai theo dõi sau đó, những vướng mắc cũ có thể lặp lại qua nhiều ngày.

Vì vậy, chú nghĩ một buổi hội ý có ích nên giữ được vài điều:

• Mọi người chia sẻ thông tin để hỗ trợ nhau, không phải để chứng minh mình bận rộn.
• Những vướng mắc được tiếp nhận với tinh thần tìm hướng xử lý, không vội quy trách nhiệm cá nhân.
• Lãnh đạo đưa ra định hướng rõ ràng khi công việc cần quyết định hoặc thay đổi ưu tiên.
• Những đầu việc phát sinh có người theo dõi và thời hạn cập nhật phù hợp.
• Việc ghi nhận, động viên cần cụ thể và chân thành.

Và cũng nên thường xuyên nhìn lại xem hoạt động này còn giúp ích cho công việc hay không.

Một thói quen được duy trì nhiều năm là điều đáng quý. Nhưng lý do tốt nhất để tiếp tục duy trì vẫn phải là giá trị mà nó mang lại cho những người tham gia.

8. Chú Nha vẫn ghi lại những ý kiến trong buổi hội ý đầu giờ

Trong bài viết trước về thói quen ghi chép, chú Nha đã chia sẻ việc sử dụng sổ tay giấy kết hợp với Google Docs và AI.

Buổi hội ý đứng đầu giờ cũng là một trong những nơi chú ghi nhận thông tin.

Có thể là một nhiệm vụ cần theo dõi, một vướng mắc đồng nghiệp đang gặp phải hoặc một ý kiến đáng để suy nghĩ thêm.

Những nội dung liên quan đến công việc chung cần được cập nhật hoặc chia sẻ ở nơi phù hợp để mọi người có thể phối hợp.

Còn trong sổ cá nhân, chú thường ghi những ý chính và việc mình cần nhớ.

Đến cuối ngày, chú mở sổ rà soát lại.

Việc đã hoàn thành thì đánh dấu. Việc chưa xong thì tiếp tục theo dõi. Nếu có nội dung cần tìm hiểu sâu hơn, chú có thể đưa vào Google Docs để lưu lại, bổ sung thông tin hoặc sử dụng AI hỗ trợ phân tích khi cần.

Đó cũng là một cách kết nối giữa buổi hội ý đầu ngày với việc thực hiện công việc trong ngày.

Vì nếu sáng nay đã thống nhất một việc, nhưng chiều đến chẳng ai còn nhớ ai phụ trách, thì buổi hội ý cũng chưa mang lại được nhiều giá trị.

Chú Nha không nghĩ ai cũng cần mang theo sổ giấy giống mình. Nhưng những thông tin quan trọng được trao đổi nên có cách ghi nhận và theo dõi phù hợp.

9. Năm phút ngắn, nhưng có thể giúp cả ngày làm việc rõ ràng hơn

Điều khiến chú Nha muốn kể về thói quen hội ý đứng 5 phút không nằm ở phương pháp họp hay những thuật ngữ quản trị.

Mà nằm ở những điều rất bình thường.

Hôm nay mình biết đồng nghiệp đang làm gì, để khi cần thì chủ động phối hợp.

Việc hôm qua còn vướng được nói ra, để những người có thể hỗ trợ cùng tìm cách giải quyết.

Người lãnh đạo hiểu tình hình thực tế, để kịp thời định hướng và giúp cả nhóm tập trung vào việc quan trọng.

Và đôi khi, một lời ghi nhận hoặc động viên nhỏ giúp mọi người bắt đầu ngày làm việc với tâm trạng tích cực hơn.

Không phải ngày nào cũng có vấn đề lớn cần giải quyết. Có những buổi hội ý chỉ diễn ra rất nhanh vì mọi việc đã rõ ràng.

Cũng không phải cứ hội ý là mọi khó khăn đều biến mất.

Nhưng chú Nha nghĩ, nếu mỗi người hiểu công việc của nhau thêm một chút, sẵn sàng hỗ trợ nhau hơn một chút và biết cả nhóm đang cùng hướng đến điều gì, thì khoảng thời gian ấy cũng rất đáng giá.

Sau nhiều năm công ty duy trì thói quen này, điều chú muốn giữ không chỉ là năm phút hội ý.

Mà là tinh thần làm việc cùng nhau phía sau năm phút ấy.

Mỗi người có công việc riêng, nhưng không có nghĩa phải làm việc một mình.

Chú Nha 27 tuổi vẫn còn nhiều điều cần học trong cách phối hợp và quản lý công việc. Hy vọng câu chuyện nhỏ này cũng gợi cho bạn một cách để cùng đồng nghiệp bắt đầu ngày làm việc tốt hơn.

Còn công ty bạn thì sao? Mọi người có thói quen trao đổi ngắn vào đầu ngày, hay đang sử dụng một cách nào khác để biết công việc và hỗ trợ nhau?

Tài liệu tham khảo

• The Scrum Guide (2020) - Daily Scrum và nguyên tắc phối hợp công việc.
• Atlassian - Stand-up Meetings: Cách tổ chức cuộc họp ngắn hằng ngày.
• Agile Alliance - Daily Meeting.

Mãnh Tử Nha - Chuyên mục Công việc tinh tế.